Privacyverklaring

Welke gegevens we verwerken

Van de ondernemer die een account aanmaakt: naam van het bedrijf, e-mailadres, WhatsApp-nummer, werkgebied, diensten, werktijden en betaalgegevens via onze betaaldienst.

Van de klant die contact opneemt:

• naam, voor zover die wordt gedeeld;
• telefoonnummer, en e-mailadres als dat wordt meegestuurd;
• de omschrijving van de aanvraag, het adres of de locatie als dat nodig is, en wanneer het uitkomt;
• het volledige transcript van het WhatsApp-gesprek met de assistent.

Waarvoor we ze gebruiken

We gebruiken de gegevens om de aanvraag van de klant te beantwoorden en samen te vatten, een afspraak in te plannen binnen de beschikbaarheid van de ondernemer en de ondernemer op de hoogte te brengen. De ondernemer ziet het gesprek terug in zijn dashboard en kan het op elk moment zelf overnemen.

De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met de ondernemer en het gerechtvaardigd belang van ondernemer en klant om een aanvraag snel afgehandeld te krijgen. We gebruiken gesprekken niet voor advertenties en verkopen geen gegevens door.

Wie de gegevens namens ons verwerkt

We schakelen een klein aantal verwerkers in. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

• Twilio — levert de verbinding met WhatsApp (van Meta) en de telefonie voor gemiste oproepen. Berichten en telefoonnummers lopen via Twilio en via WhatsApp.
• Anthropic — levert het taalmodel waarmee de assistent antwoordt. De inhoud van het gesprek en het bedrijfsprofiel worden naar Anthropic gestuurd om een antwoord te genereren. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen.
• Stripe — verwerkt het abonnement en de betaling van de ondernemer.
• Resend — verstuurt de bevestigingsmails aan de ondernemer.
• Vercel en Supabase — hosten de applicatie en de database binnen de Europese Unie.

Hoe lang we ze bewaren

Gesprekstranscripten bewaren we twaalf maanden; daarna worden de berichten automatisch verwijderd. Lead- en afspraakgegevens bewaren we zolang het account bestaat, zodat de ondernemer zijn eigen administratie terug kan vinden. Zegt de ondernemer op, dan verwijderen we het account en de bijbehorende gegevens, behalve wat we wettelijk moeten bewaren voor de financiële administratie (zeven jaar).

Je rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen de verwerking en om je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen. Je kunt een verzoek per e-mail indienen; we reageren binnen vier weken.

Ben je een klant die een WhatsApp van de assistent kreeg en wil je geen berichten meer? Stuur “STOP” in het gesprek. Je krijgt één bevestiging en daarna nooit meer een bericht van dat bedrijf via ons.

Ben je het oneens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Mail naar privacy@chimy.nl. Als klant van een bedrijf dat Chimy gebruikt kun je ook rechtstreeks bij dat bedrijf terecht; het bedrijf is verwerkingsverantwoordelijke voor het gesprek dat jij met de assistent voert.